Vergaderen op de Hamburgerstraat

Lieve Allemaal, 

Sommigen van jullie hadden het wellicht al via de ALV vernomen, maar het is zover: we kunnen het vergaderen op de Hamburgerstraat (HBS) weer opstarten!

De ontmoetingskamer (OK) heeft plek voor maximaal 12 mensen op 1.5 meter afstand, wat betekent dat per keer 1 raad of commissie kan vergaderen op de HBS. Om alles in goede banen te leiden gelden de volgende voorwaarden/regels:

·Er moet worden gereserveerd bij de praeses (praeses@msfusams.nlvoor maandag ochtend 08:00 voor die week. Voorbeeld: als jullie op donderdag 10 december willen vergaderen op de HBS, moet je mailen voor maandag 7 december 08:00. Vervolgens zal ik de indelingen/tijdsplanning maken voor het vergaderen. Dit wordt gedaan op basis van hoeveel raden en commissies op zo’n zelfde avond willen vergaderen. Daarnaast houd ik bij hoe vaak iedere raad/commissie is geweest, maar ook hoe vaak ik tegen een raad/commissie heb moeten zeggen dat het niet kan. Op deze manier blijft de verdeling voor alle raden en commissies gelijk. Belangrijk: je kan reserveren voor nu dinsdag/woensdag/donderdag/vrijdag voor tijden tussen 10:00 – 21:30, wanneer de borrels weer starten kan je niet meer reserveren voor de woensdag. Bij je reservering geef je ook aan hoe lang je verwacht te vergaderen. Daarnaast betekent het helaas niet per definitie dat er plek is voor jullie om te vergaderen, ik stuur maandagmiddag een mail terug met de bevestiging of het wel of niet kan. 

·Je bestuurspersoon moet altijd aanwezig zijn als jullie willen vergaderen in de OK. 

·Wanneer je komt vergaderen op de HBS doe je voordat je het pand binnenkomt een mondkapje op. Bij de ingang is een desinfecteer ’paal’, zorg dat je hier je handen desinfecteert. Daarnaast hangt er een QR-code aan de linkerkant, scan deze en vul hem in. Dit is de gezondheidscheck zodat we goed bij kunnen houden wie wanneer is geweest. Daarna kan je naar de OK en ga dan op een stoel zitten, deze staan al klaar voor jullie (ga ook niet met stoelen schuiven). Pas als je op de stoel zit mag je het mondkapje af doen. Ga je lopen dan doe je altijd een mondkapje op, ook als je naar de WC gaat. Blijf zoveel mogelijk op je stoel zitten . 

·De rechter WC is voor de MSFU “Sams” (staat ook op de deur). De linker WC is voor Mebiose dus gebruik die niet. Maak daarnaast na gebruik de WC schoon met een schoonmaakdoekje, die op de WC liggen.

·Er zijn looprichtingen in het pand, deze staan aangegeven in het pand en houd je hier ook aan. 

·Er kan helaas niet worden gekookt op de HBS, wel kunnen jullie gebruik maken van borden/bestek/glazen. Het is de bedoeling dat wanneer jullie er gebruik van maken het ook schoon achterlaten. Jullie mogen eigen eten en drinken meenemen naar de HBS.

·       We weten dat sommige van jullie elkaar lang niet hebben gezien maar houd echt 1.5 meter afstand te houden en ook niet je raad- of commissiegenoten te knuffelen

·We willen jullie echt op het hart drukken om aan bovenstaande regels te houden en er elkaar ook op aan te spreken. Wanneer wij het idee hebben dat dit te vaak niet gebeurt, moeten we het fysiek vergaderen heroverwegen en dat willen we natuurlijk niet! 

Daarnaast geven deze maatregelen dus ook de gelegenheid om met kleine aantallen fysieke activiteiten in de OK te doen. Hierbij geldt wel dat mensen dus op hun plek moeten zitten tijdens de activiteit en niet rouleren/rondlopen. 12 personen is misschien weinig voor een activiteit, maar je kan dan bijvoorbeeld met shifts werken. Het vergt wat creativiteit, maar zeker de moeite waard! Zodra we het borrelen op de woensdag op kunnen starten horen jullie dat zo snel mogelijk ook van ons. 

Mocht je nog vragen hebben na aanleiding van deze mail, stel ze dan vooral. Wij kijken er in ieder geval heel erg naar uit om jullie weer fysiek te kunnen zien!

Liefs van het bestuur