Maart: het bestuursjaar in tijden van corona

Geschreven door Laura & Niki

Corona, hier bij de MSFU “Sams”?
Maandagochtend 9 maart. Vol goede zin betreden wij alle 6 het Samsplein. Stilte voor de storm. Het hele jaar hebben we uitgekeken naar de diesweek en vandaag was het dan eindelijk zover! Ook de diescommissie druppelt langzaam binnen. Ze zijn een beetje gespannen, maar hebben er vooral erg veel zin in, en terecht!
Voor deze maandag staan de dieslunch en de receptie in de Rechtbank op het programma. Werk dat gaat over dingen die niet de diesweek betreffen wordt niet echt meer verzet door het bestuur; het enthousiasme voor deze week is gewoonweg te groot.
‘s Middags heeft Laura zoals altijd een onderwijsmeeting. Hieruit wordt duidelijk dat het UMC Utrecht zich toch wel erg zorgen begint te maken over de verspreiding van het coronavirus en de mogelijke gevolgen die dit met zich meebrengt. Laura krijgt de vraag: “Welke activiteiten hebben jullie de komende tijd gepland, en voor hoeveel mensen zijn deze?” Artsen door heel Nederland krijgen te horen dat ze niet meer naar congressen mogen, en ook beginnen de medische faculteiten in de rest van het land langzaam hun deuren te sluiten. Shit, zou onze faculteit ook dicht gaan deze week? Kan onze diesweek nog wel door kunnen gaan zoals gepland?
Omdat er nog geen concrete plannen zijn en het UMC nog niet adviseert om evenementen te cancellen, laten wij onze evenementen die dag gewoon doorgaan. Iedereen wordt gevraagd veelvuldig hun handen te wassen en te niezen in de binnenkant van hun elleboog. Ook vraagt het bestuur aan alle leden om niet naar de evenementen van de diesweek te komen mits je je niet helemaal fit voelt. Voor nu: problem solved, door met de dies.

Willy Nilson, voor studenten bekend van Willy’s Winkeltje, feliciteert het bestuur met de 37e verjaardag van de MSFU “Sams”.

De eerste maatregelen
De dag na het feest, donderdag 12 maart. Het bestuur is deels aan het werk op het Samsplein en deels aan het werk in de binnenstad. Hoewel dit natuurlijk erg logisch klinkt voor jullie, was dit voor ons al een stuk minder vanzelfsprekend geworden. Woensdag kregen wij namelijk voor het eerst te horen van de vice-decaan Berent Prakken dat het Heijmans van den Bergh gebouw waarschijnlijk zou gaan sluiten. Op het Samsplein zou er dan niet meer gewerkt worden. Omdat wij geen updates meer hadden ontvangen van de faculteit gingen wij donderdag gewoon aan het werk op het Samsplein. Er werd een meeting gepland in de blauwe collegezaal over het coronavirus, en weer gecanceld omdat het onveilig was om met zoveel mensen in een zaal te gaan zitten. Ook werd er een persconferentie aangekondigd door premier Rutte. Een beetje onrustig wachtten wij met zijn allen op de persconferentie, en hielden wij telefonisch contact met elkaar. Wat zou er gaan gebeuren?
Enkele minuten later werd het besluit van premier Rutte via de live persconferentie bekendgemaakt. Alle evenementen van meer dan 100 personen worden per direct gecanceld. Het bestuur lacht nog een beetje: “Nou, toch mooi dat wij gisteravond dan nog ons feest hebben kunnen geven!” Tegelijkertijd bekruipt ons de volgende gedachte: “Hebben wij als bestuur een onverantwoordelijke keuze gemaakt door het feest door te laten gaan gisteren?”

Lang hebben we niet de tijd om hierover na te denken; de volgende activiteit staat namelijk alweer voor de deur. Omdat het salsadansen deze middag een evenement is met 30 personen, wordt het evenement niet gecanceld. Op het evenement heeft uiteraard iedereen het over de persconferentie, niet wetende dat dit nog maar de eerste maatregelen waren die we zouden krijgen opgelegd…


Op het Samsplein wordt de pagina van het UMC over COVID-19 goed in de gaten gehouden, terwijl we kijken naar de live persconferentie van Mark Rutte en Bruno Bruins

Corona breidt zich uit
Op zondag 15 maart zit heel Legato lekker thuis bij hun ouders. De diesweek was een ontzettend geslaagde week, en stiekem zijn we allemaal toch wel een beetje moe. Nog slaperig op de bank krijgen we een bericht van de NOS binnen. Er zal om half 7 een nieuwe persconferentie worden gegeven. We appen elkaar toch wel een beetje zenuwachtig: “jongens, nieuwe persconferentie om 18:30, benieuwd of er nieuwe maatregelen komen.”

Rutte’s nieuws slaat in als een bom bij het bestuur. Alle evenementen worden in ieder geval tot 6 april afgelast, scholen gaan dicht en ook zal de horeca zeker tot die tijd sluiten. Hoewel wij op vrijdag al een mail van de Universiteit Utrecht hadden ontvangen waarin ook al werd aangeraden evenementen te cancelen, werd het nu wel allemaal heel echt. Voor het eerste realiseerden wij ons allemaal pas echt dat de situatie hele grote gevolgen ging hebben voor ons bestuursjaar en voor de vereniging. We besloten rustig te blijven, en elkaar te spreken tijdens de bestuursvergadering die sowieso voor de volgende dag gepland stond. In ons achterhoofd hadden wij al meerdere rampscenario’s bedacht, maar het feit dat we deze wellicht echt tot uitvoering zouden moeten gaan brengen, was iets waar we nog niet klaar voor waren. Er gingen beslissingen moeten worden gemaakt, die voor onze leden veel grote gevolgen zouden hebben. Echt lekker sliep niemand van het bestuur die nacht.

De persconferentie op zondag zorgt voor een golf van paniek door heel Nederland. WC papier en houdbare producten worden massaal gehamsterd.

Maandag 16 maart: Start van de quarantaine
Ondanks het slechte nieuws van de dag ervoor, kwamen we de volgende dag allemaal naar de HBS voor de wekelijkse bestuursvergadering op maandag. Wel werd de agenda helemaal omgegooid; alles wat besproken had moeten worden, was namelijk niet meer relevant. Vanaf nu werd echt duidelijk: corona takes over.

De stemming was nogal bedrukt, dus Puck had het verenigingslied omgeschreven naar een lied over corona, dat we samen hebben gezongen. We besloten er, in ieder geval voor vandaag, het beste van te maken en deze moeilijke vergadering te starten. Veel te discussiëren hadden we overigens niet: het was voor iedereen heel duidelijk dat we, in navolging van het beleid van de Universiteit Utrecht, alle verenigingsactiviteiten tot 20 april moesten annuleren, hoe verdrietig het ook is… Het meest verdrietige besluit van vandaag was wel het afgelasten van de buitenlandse excursie. We vreesden hier natuurlijk al voor, maar nu het zo definitief werd, kwam het alsnog keihard aan. We hadden er ongelofelijk veel zin in, en we vonden het ook heel erg voor de BECO (buitenlandse excursie commissie), die hier een jaar naar toe had gewerkt.
Onder leiding van Wander hebben we een mail opgesteld en verstuurd naar alle leden, waarin mede werd gedeeld dat alle activiteiten van de studievereniging tot 20 april niet door zouden gaan, en waarin we vroegen om alle commissie-gebonden activiteiten uit te stellen of online voort te zetten. Ook Willy’s Winkeltje blijft tot in ieder geval 20 april gesloten.
Die avond was tevens de tv-toespraak van minister-president Rutte. Heel indrukwekkend.
Minister-president Mark Rutte spreekt heel Nederland toe met een speech op tv
 

De rest van de week bestond voor mij (Niki) uit het annuleren van de BECO en het schrijven van het halfjaarlijks financieel verslag van S.A.M.S. “Laocoön”. Overdag gelukkig nog genoeg te doen dus; de avonden zijn daarentegen erg leeg zonder activiteiten of vergaderingen. We balen er allemaal erg van, maar realiseren ons ook dat dit pas het begin is.

Maandag 23 maart: Nieuwe aanvullende maatregelen
Vandaag staat er wederom geen activiteit van Sams op het programma, maar wel weer een persconferentie van het kabinet. We beginnen er bijna gewend aan te raken, maar toch zijn we tegelijkertijd gespannen over wat er vandaag besloten zal worden. Om 19 uur is het zover: minister-president Rutte, minister Grapperhaus, minister De Jonge en minister Van Rijn maken de aanvullende maatregelen om het coronavirus onder controle te krijgen bekend. Dit is een hele lijst: evenementen met een vergunnings- en meldplicht worden verboden tot 1 juni, groepsvorming van meer dan drie personen in de publieke ruimte wordt verboden, en eigenlijk alle overige samenkomsten. Dit slaat in als een bom bij heel Legato. “Daar gaat ons bestuursjaar…” is het gevoel. De bestuursvergadering wordt geschorst, want iedereen moet dit nieuws eerst verwerken.

De volgende dag wordt de bestuursvergadering hervat, waarin we besluiten om het advies van de universiteit Utrecht te volgen en alle activiteiten tot 1 juni af te gelasten. We stellen wederom een mail op voor alle leden, waarin we met pijn in ons hart schrijven wat de gevolgen zijn voor de vereniging, namelijk het afgelasten van de Medische Carrière Dag, de Buitenlandse Excursie, ZesUursLoop, Menage à Trois, Batavierenrace, Actieve Leden Weekend, gala en galadiner, toneelvoorstellingen, liftweekend, en alle borrels, feesten en onderwijsbijeenkomsten. Ook stuurt elk bestuurspersoon een mail naar zijn/haar raden en commissies. Het is bijna niet te beseffen dat zó veel activiteiten niet door kunnen gaan.

Wederom is er die week genoeg werk te verzetten: Puck krijgt te maken met een groot aanbod aan vacatures, Laura heeft allerlei online meetingen over het onderwijs gedurende deze periode, Maries en Wander stellen een bericht op naar oud bestuursleden en de Raad van Toezicht en Advies, Silke werkt een plan uit om de boekverkoop voort te kunnen zetten op de HBS en ik ben druk met het annuleren van alle gemaakte afspraken en het maken van een overzicht van de financiële gevolgen voor de stichting. Ondanks dat we verdrietig zijn over de hele situatie en de impact daarvan op MSFU “Sams” en ons bestuursjaar, gaan we met energie aan de slag met deze nieuwe taken. Onze functies veranderen dus nogal, maar dat is ook erg leerzaam. We beseffen ons dat juist nú het besturen van de vereniging een uitdaging wordt. We bedenken een plan om onze actieve leden een hart onder de riem te steken, wat in werking wordt gezet, en er wordt ook via Skype/Hangouts/Houseparty vergaderd met commissies, wat erg gezellig is!!

Toch is het allemaal anders. Geen echte activiteiten, geen fysieke vergaderingen, en ook geen afspraken met vrienden, want het advies is om thuis te blijven en afstand te houden. We kijken er nu al naar uit om iedereen weer te zien!